Z serwisem kasy fiskalnej jest dokładnie tak jak z przeglądem samochodu – jest nie tylko obowiązkowy, ale też bardzo potrzebny. Kilka rutynowych czynności pozwala wyłapać ewentualne problemy, które mogą uniemożliwić prowadzenie biznesu i przysporzyć strat finansowych. Ile kosztuje serwis kas fiskalnych w Poznaniu? Jak przebiega? Wyjaśniamy!
Czy serwis kas fiskalnych i przegląd techniczny są tym samym?
Każdy przedsiębiorca objęty obowiązkiem ewidencji na kasie fiskalnej ma też obowiązek poddawania kasy okresowemu przeglądowi technicznemu, który często określa się również jako „serwis”. Tę powinność reguluje polskie prawo, czyli Art. 111 ust. 3a pkt 4 i 11 Ustawy o VAT oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 w sprawie kas rejestrujących. Przegląd techniczny kasy fiskalnej należy przeprowadzić co najmniej raz w ciągu 24 miesięcy i musi on objąć czynności wskazane w ww. rozporządzeniu.
O serwisie kas fiskalnych można natomiast mówić również w szerszym znaczeniu – będzie to nie tylko obowiązkowy przegląd techniczny kasy, ale także wszystkie inne czynności związane z fiskalizacją kasy, konserwacją (np. wymiana pamięci) i naprawą po awarii. Usługi serwisowe dzielą się na gwarancyjne i pogwarancyjne, a od rodzaju może zależeć ich cena.
Ile kosztuje serwisowanie kas fiskalnych w Poznaniu?
Obowiązkowe serwisowanie kas fiskalnych w Poznaniu kosztuje średnio od 200 do 300 złotych brutto. Natomiast cena usług serwisowych związanych z naprawą i konserwacją urządzeń jest już bardzo różna i zależna od wielu czynników – m.in. od tego, czy kasa jest jeszcze objęta gwarancją, jaka jest przyczyna awarii, jaki jest zakres pracy itp. Każda firma określa własny cennik. Często naprawy wykonywane w serwisie są tańsze, niż te wykonywane u klienta, w które trzeba wliczyć także koszt dojazdu serwisanta.
O cenie obowiązkowego serwisu kasy fiskalnej warto myśleć w ujęciu miesięcznym. Od tych kilku do kilkunastu złotych miesięcznie zależy nasze poczucie bezpieczeństwa i pewność, że nie spotkają nas konsekwencje prawne i że kasa nie odmówi współpracy, narażając firmę na utratę finansów, czasu i wizerunku. Warto przypomnieć, że brak aktualnego przeglądu technicznego kasy fiskalnej wiąże się z karą finansową w wysokości 300 złotych, a także ze stratą prawa do ulgi na zakup kasy – przedsiębiorca takie dofinansowanie musi zwrócić.
Jakie czynności obejmuje obowiązkowy serwis kas fiskalnych?
Czynności wchodzące w skład obowiązkowego serwisu kas fiskalnych są ustalone prawnie. Serwisant musi sprawdzić:
- stan i liczbę plomb kasy oraz ich zgodność z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
- stan obudowy kasy (uszkodzenia, naruszenia integralności);
- czytelność dokumentów drukowanych przez kasę;
- program pracy kasy i program do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii – program archiwizujący, oraz ich wersje (co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu);
- poprawność działania kasy, zwłaszcza w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych;
- poprawność działania wyświetlacza dla nabywcy;
- stan techniczny akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
- poprawność ustawień zegara kasy.
Serwisant jest też zobligowany do wpisania do książki kasy wyniku przeglądu i do załączenia zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu, który potwierdza wykonanie przeglądu. W przypadku kas fiskalnych online przegląd wpisuje się do pamięci fiskalnej, a informacja o jego wykonaniu zostaje automatycznie przekazana do CRK. Jeśli chodzi o kasy z kopią elektroniczną, informacja o dokonanym przeglądzie zgłaszana jest przez serwis zbiorczo, pod koniec miesiąca.
Ile trwa serwis kasy fiskalnej?
Przeprowadzenie wszystkich wymaganych czynności serwisowych zajmuje zwykle od 30 do 40 minut, maksymalnie do godziny. Profesjonalny i odpowiedzialny serwisant powinien ponad czas usługi przedłożyć rzetelność wykonania badania! Gdy serwis się przeciąga, ale wynika to np. z dodatkowego czyszczenia urządzenia, mamy do czynienia z godnym zaufania partnerem.
Warunki przeprowadzenia obowiązkowego serwisu kasy fiskalnej są zależne od firmy serwisowej. Serwisowanie kas fiskalnych w Poznaniu zwykle odbywa się w punkcie serwisowym firmy (niższy koszt – bez konieczności dojazdu do klienta, oraz możliwość odebrania kasy w dowolnym momencie) lub w miejscu instalacji urządzenia, czyli w placówce klienta.
Na serwis zazwyczaj trzeba się też wcześniej umówić. Warto wiedzieć, że w świetle prawa serwis ma 3 dni, aby odpowiedzieć na zgłoszenie klienta. Współpracując z rzetelną firmą, można liczyć, że skontaktuje się z klientem przed nadchodzącym terminem przeglądu, aby przypomnieć o tym obowiązku i ustalić miejsce oraz czas serwisu.
Jak powinien przebiegać serwis kasy fiskalnych?
Obowiązkowy serwis kasy fiskalnej przede wszystkim nie powinien polegać tylko na wbiciu pieczątki do książki. To nieprofesjonalne, nieodpowiedzialne i niezgodne z prawem. Serwisant musi wykonać wszystkie czynności wyznaczone przez Ministra Finansów w obowiązujących aktach prawnych.
Dobry serwisant powinien nie tylko zauważyć wszelkie nieprawidłowości czy sprawdzić poprawność działania urządzenia oraz jego ogólny stan techniczny, ale także zwrócić uwagę na inne, mniej oczywiste elementy, m.in. na czystość kasy i stan obwodów na płycie głównej urządzenia. Serwisant może usunąć wszelkie zabrudzenia, zwłaszcza z wnętrza kasy (np. mechanizmu drukującego), zapobiegając awariom, których da się uniknąć. Poza przepisami prawnymi serwisant powinien uwzględnić w swojej pracy zalecenia producenta danego urządzenia.
Kto powinien przeprowadzić serwis kas fiskalnych?
Obowiązkowego serwisu kasy fiskalnej może podjąć się wyłącznie ten serwisant, który posiada aktualne, stosowne uprawnienia. A najlepiej, jeśli firma jest też autoryzowanym serwisem urządzeń fiskalnych marki, której urządzenie posiadamy. Wtedy można mieć pewność, że serwisanci regularnie podnoszą swoje kwalifikacje np. poprzez uczestnictwo w szkoleniach.
To prawda, że przeprowadzenie obowiązkowego serwisu kasy to pewien wydatek – te 200 czy 300 złotych to kwota znacząca, ale warto pamiętać, że to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo. Kilkanaście złotych miesięcznie jest kosztem nieporównywalnie niższym w stosunku do konieczności zamknięcia punktu i naprawy bądź wymiany urządzenia!