Urlop bezpłatny to popularne rozwiązanie wśród pracowników, którzy chcą zaprzestać na pewien okres świadczenia pracy i poświęcić się sprawom osobistym. Jak złożyć wniosek o urlop bezpłatny?
Okres urlopu bezpłatnego to czas, gdy pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, ale ma możliwość powrotu do pracy po urlopie. Jest to alternatywny sposób korzystania z czasu wolnego, gdy pracownik wykorzystał już urlop wypoczynkowy. Z urlopu bezpłatnego często korzystają też osoby, które chcą poświęcić czas na zdobywanie nowych umiejętności, czy też chcą dorobić, podejmując się prac sezonowych za granicą.
Kiedy pracownik może wnioskować o udzielenie urlopu bezpłatnego?
Pracodawca udziela urlopu bezpłatnego na pisemny wniosek pracownika. Nie może on uzależnić udzielenia urlopu od tego, czy pracownik wykorzystał już urlop wypoczynkowy w całości lub w części. Wniosek o urlop bezpłatny nie musi jednak zostać rozpatrzony pozytywnie. Jest to bowiem dobrowolne uprawnienie pracownicze, z którego można skorzystać, o ile pracodawca wyrazi na to zgodę. Choć uzasadnienie wniosku o urlop bezpłatny nie jest konieczne, warto je uwzględnić, ponieważ zwiększa to szansę na pozytywne rozpatrzenie wniosku. Pracownik nie może udać się na urlop bezpłatny bez zgody pracodawcy.
Pracodawca może zgodzić się na udzielenie urlopu, odrzucić wniosek, zaproponować inny termin lub skrócić okres zaproponowany przez pracownika. Przyczyną odmowy może być np. brak osoby, która mogłaby zastąpić pracownika, gdy będzie on przebywał na urlopie bezpłatnym. Za odmową nie może stać powód, który byłby dyskryminujący dla pracownika. Warto pamiętać, że pracodawca nie może przymusowo wysłać pracownika na urlop bezpłatny, nawet jeśli byłoby to uzasadnione trudną sytuacją w firmie.
Co powinien zawierać wniosek o urlop bezpłatny?
Przepisy nie określają, z jakim wyprzedzeniem należy złożyć wniosek o urlop bezpłatny, jest to więc kwestia, którą należy ustalić z pracodawcą. Wniosek o urlop bezpłatny powinien zawierać:
- dane pracownika i pracodawcy,
- datę i miejscowość złożenia wniosku,
- wymiar urlopu bezpłatnego i termin nieobecności, z uwzględnieniem dni roboczych oraz wolnych od pracy,
- opcjonalnie – uzasadnienie wniosku,
- podstawę prawną – artykuł 174 § 1 Kodeksu pracy,
- podpis.
Minimalna ani maksymalna długość urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi nie jest określona przez przepisy. W trakcie trwania urlopu bezpłatnego można go wydłużyć lub też skrócić, co musi być uzgodnione z pracodawcą.
Co jeszcze warto wiedzieć na temat urlopu bezpłatnego?
W czasie trwania urlopu bezpłatnego pracownik nie może świadczyć pracy na rzecz swojego pracodawcy, jednak zatrudnienie u innego pracodawcy jest dozwolone. Pracodawca może też udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy w innej firmie, o ile tylko uzyska jego pisemną zgodę i porozumie się z drugim pracodawcą. Pracodawca, który udziela urlopu bezpłatnego na dłużej niż 3 miesiące, powinien przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu. W odpowiedzi na wniosek musi więc napisać, że pracownik może zostać odwołany z urlopu z ważnej przyczyny.
Należy pamiętać, że jeśli urlop bezpłatny trwa dłużej niż 1 miesiąc w roku kalendarzowym (liczy się łączna długość urlopu bezpłatnych, nie tylko nieprzerwany urlop) po powrocie z tak długiej nieobecności pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym:
- do końca danego roku kalendarzowego lub
- do końca okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, w sytuacji, gdy ostatni dzień zatrudnienia wypada przed 31 grudnia.
Przepis ten nie dotyczy pracowników, którzy przed urlopem bezpłatnym wykorzystali urlop wypoczynkowy.
Urlop bezpłatny to cenny czas, który pracownicy mogą wykorzystać na odpoczynek, czy też rozwój swoich umiejętności. Choć pracownik traci w tym czasie wynagrodzenie, może zyskać inne korzyści związane z takim urlopem.