Repozytorium dawniej oznaczało szafę do przechowywania dokumentów urzędowych. Dziś słowo to zostało niejako odkryte na nowo – elektroniczne repozytorium dokumentów odnosi się do wirtualnej przestrzeni, w której przechowuje się dokumentację firmy. Pliki mogą znajdować się na fizycznym dysku, serwerze lub być trzymane w „chmurze”. Jednak tak naprawdę najważniejsze jest oprogramowanie, z którego się korzysta, ponieważ to ono wpływa na sposób korzystania z plików przez użytkowników.
Czym różnią się między sobą e-repozytoria?
E-repozytoria różnią się między sobą przede wszystkim kwestią pojemności (jak dużo plików będzie można przechowywać w e-repozytorium) oraz kosztami uruchomienia i utrzymania (z reguły za korzystanie z e-repozytorium w wersji biznesowej uiszcza się comiesięczne opłaty).
Oprogramowanie e-repozytoriów także może znacząco się różnić nie tylko pod względem estetyki, ale również intuicyjności w obsłudze i ogólnej wygody korzystania.
Jakie wymagania powinno się mieć wobec e-repozytorium?
Szybki dostęp do dokumentów z każdego miejsca na świecie to tylko początek wymagań, jakie powinno się mieć wobec e-repozytorium. Wśród innych cech dobrego e-repozytorium można wymienić: możliwość zarządzania dostępem do dokumentów w czasie rzeczywistym, możliwość pracowania w jednym dokumencie przez więcej niż jedną osobę, wgląd w aktywność użytkowników.
Wiele e-repozytoriów stworzonych pod kątem biznesowym może pochwalić się dodatkowymi funkcjami, takimi jak logowanie dwupoziomowe dla każdego z użytkowników czy zaawansowane funkcje udostępniania plików osobom trzecim (wersja tylko do odczytu wyposażona między innymi w blokowanie opcji PrintScreen). Nie bez znaczenia jest także niezawodne wsparcie działu technicznego usługodawcy.
Bardzo ważnym aspektem jest również poziom bezpieczeństwa, jaki oferują usługodawcy e-repozytoriów.
Czy e-repozytorium jest bezpiecznym rozwiązaniem?
Nie każde e-repozytorium może pochwalić się takim samym poziomem bezpieczeństwa plików. Wiele bezpłatnych dysków w chmurze sprawdza się bardzo dobrze na potrzeby prywatne, jednak w przypadku wrażliwych dokumentów przedsiębiorstwa – niekoniecznie. Gdy prowadzi się firmę, warto zastanowić się nad czymś, co daje większe możliwości i zapewnia większe bezpieczeństwo.
Jednym z najbezpieczniejszych rozwiązań biznesowych w postaci e-repozytorium jest Virtual Data Room.
Virtual Data Room
Czołowym dostawcą usługi Virtual Data Room w Polsce jest Fordata. Virtual Data Room jest zaawansowaną usługą e-repozytorium, która stworzona została właśnie pod kątem potrzeb przedsiębiorców.
VDR jest niezawodne nie tylko podczas codziennej pracy użytkowników, ale także świetnie sprawdza się przy przeprowadzaniu biznesowych przedsięwzięć – mowa tutaj na przykład o fuzjach, przejęciach, emisjach akcji, audytach, raportach czy due diligence.
Jakakolwiek współpraca z firmą zewnętrzną zawsze niesie za sobą ryzyko, dlatego bardzo ważny jest sposób, w jaki przekazuje się pliki w obrębie owej współpracy.
 |
Artykuł powstał przy współpracy z fordata.pl |